Información sobre protección de datos personales - Junta General de Accionistas
1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales es ORYZON GENOMICS, S.A. (en adelante, «Oryzon»), con NIF A-62291919 y domicilio social en Carrera de San Jerónimo, 15, 2.ª planta, 28014 Madrid, España.
Puede contactar con el Delegado de Protección de Datos de Oryzon a través de la dirección [email protected].
2. Finalidades del tratamiento y bases jurídicas
Oryzon tratará los datos personales de los accionistas y, cuando corresponda, de sus representantes y de los destinatarios de los obsequios, para las siguientes finalidades:
a) Gestión de la participación en la Junta General de Accionistas
Identificar y verificar la condición de accionista, gestionar el ejercicio del derecho de voto o su delegación, comprobar la representación y llevar a cabo las actuaciones necesarias para la organización, celebración y documentación de la Junta General.
La base jurídica es el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables a Oryzon en materia societaria, conforme al artículo 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD).
b) Gestión de la entrega de obsequios
Comprobar el cumplimiento de los requisitos establecidos para recibir el obsequio ofrecido con motivo de la Junta General, gestionar su preparación, envío y entrega, atender posibles incidencias y evitar entregas duplicadas o indebidas.
La base jurídica es el interés legítimo de Oryzon en gestionar adecuadamente la entrega de los obsequios solicitados por los accionistas y garantizar el cumplimiento de las condiciones establecidas, conforme al artículo 6.1.f) del RGPD.
La solicitud del obsequio es voluntaria y no condiciona el ejercicio de los derechos societarios del accionista.
Los datos personales facilitados para la entrega del obsequio no se utilizarán para finalidades comerciales ajenas a dicha gestión.
3. Categorías de datos personales tratados
En función de las actuaciones realizadas, podrán tratarse las siguientes categorías de datos:
- Datos identificativos de los accionistas y representantes: nombre y apellidos, documento identificativo y, cuando resulte necesario, información relativa a su condición de accionista y representación.
- Datos relacionados con la participación en la Junta General: ejercicio o delegación del voto, documentación acreditativa y registros necesarios para su gestión.
- Datos necesarios para la entrega del obsequio: nombre y apellidos del destinatario, dirección postal, teléfono de contacto, correo electrónico cuando se facilite e indicaciones necesarias para efectuar la entrega.
- Datos relativos a la gestión del envío: información sobre su preparación, seguimiento, entrega y posibles incidencias.
No se solicitarán categorías especiales de datos personales para estas finalidades.
4. Procedencia de los datos
Los datos podrán obtenerse directamente del accionista o de su representante, así como de la documentación y los registros necesarios para acreditar la titularidad de las acciones, la representación y la participación en la Junta General.
Cuando el accionista designe como destinataria del obsequio a una persona distinta de él, los datos identificativos y de contacto de dicha persona serán facilitados por el accionista exclusivamente para gestionar la entrega.
Los datos podrán obtenerse asimismo de las entidades financieras o intermediarios en los que los accionistas tengan depositadas sus acciones, a través de las entidades legalmente habilitadas para la llevanza de los registros de valores, incluida Iberclear, cuando corresponda.
5. Carácter necesario de los datos
La aportación de los datos necesarios para gestionar el voto o su delegación responde a los requisitos aplicables para el ejercicio de los correspondientes derechos societarios.
La solicitud del obsequio es voluntaria. No obstante, para poder gestionar su entrega será necesario facilitar los datos identificativos y de contacto imprescindibles para efectuar el envío.
La falta de aportación de estos datos podrá impedir la entrega del obsequio, pero no afectará al ejercicio de los derechos de participación del accionista en la Junta General.
6. Destinatarios de los datos
Los datos personales podrán ser comunicados a las autoridades, organismos o terceros legalmente habilitados cuando resulte necesario para cumplir obligaciones societarias u otras obligaciones legales aplicables.
Asimismo, para gestionar la entrega del obsequio, los datos estrictamente necesarios podrán facilitarse a empresas de transporte, mensajería o logística que intervengan en su preparación y distribución.
También podrán acceder a los datos proveedores que presten servicios a Oryzon por su cuenta, sujetos a las correspondientes obligaciones contractuales de protección de datos.
No se realizarán comunicaciones de datos para finalidades comerciales ajenas a las descritas.
Los datos podrán comunicarse igualmente al notario que, en su caso, intervenga en la Junta General, así como a las personas o entidades que tengan legalmente reconocido el derecho a acceder a la información societaria correspondiente.
7. Transferencias internacionales de datos
Con carácter general, no se prevén transferencias internacionales de datos personales para estas finalidades.
Si, por razón del país de destino de una entrega o de la intervención de proveedores, fuera necesario realizar alguna transferencia de datos fuera del Espacio Económico Europeo, Oryzon garantizará su adecuación a los requisitos establecidos en los artículos 44 y siguientes del RGPD, facilitando, cuando corresponda, información sobre las garantías aplicables.
8. Plazos de conservación
Los datos personales relativos a la condición de accionista, la participación en la Junta General y el ejercicio o delegación del voto se conservarán durante los plazos necesarios para cumplir las obligaciones legales aplicables a Oryzon en materia societaria y atender las posibles responsabilidades derivadas de su cumplimiento.
Los datos facilitados específicamente para la entrega del obsequio se conservarán durante el tiempo necesario para gestionar y acreditar su entrega y resolver las incidencias que pudieran producirse.
Finalizadas estas actuaciones, se suprimirán los datos que ya no sean necesarios, sin perjuicio de la conservación de aquellos que deban mantenerse durante los plazos legales de prescripción aplicables para atender posibles responsabilidades o reclamaciones, debidamente bloqueados cuando proceda.
9. Derechos de los interesados
Los interesados podrán ejercer, en los términos previstos en la normativa aplicable, los siguientes derechos:
- Acceso a sus datos personales.
- Rectificación de los datos inexactos o incompletos.
- Supresión de sus datos cuando concurran las circunstancias legalmente previstas.
- Oposición al tratamiento, especialmente cuando este se base en el interés legítimo de Oryzon.
- Limitación del tratamiento en los supuestos legalmente establecidos.
- Portabilidad de los datos, cuando resulte aplicable.
Para ejercer estos derechos, podrá dirigirse al Delegado de Protección de Datos de Oryzon mediante correo electrónico a [email protected], o mediante comunicación postal al domicilio social indicado anteriormente.
Cuando existan dudas razonables sobre la identidad del solicitante, Oryzon podrá solicitar la información adicional estrictamente necesaria para verificarla.
Asimismo, los interesados podrán presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), a través de su página web www.aepd.es, si consideran que el tratamiento de sus datos personales infringe la normativa aplicable.
10. Decisiones individuales automatizadas
No está prevista la adopción de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos sobre los interesados o les afecten significativamente de modo similar.
11. Información relativa a destinatarios distintos del accionista
Cuando el obsequio deba entregarse a una persona distinta del accionista, Oryzon tratará los datos identificativos y de contacto que este facilite exclusivamente para organizar y efectuar la entrega.
La procedencia de dichos datos será el accionista que haya solicitado la entrega a favor de esa persona.
La información contenida en esta página resulta igualmente aplicable a esos destinatarios, sin perjuicio del cumplimiento por Oryzon de las obligaciones de información previstas en el artículo 14 del RGPD.